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Archivage Numérique Version imprimable Suggérer par mail

G E D

Les archives occupent une place essentielle dans la gestion de l´information : outil de recherche et de référence, élément de preuve, elles constituent aussi la mémoire des individus, des entreprises, des administrations.
Leur volume s’étant considérablement accru au cours des dernières décennies, l´archivage revêt désormais un caractère particulier et requiert une méthodologie rigoureuse. "

Nos services Conseil en archivage

Un archivage efficace commence toujours par un travail d’analyse approfondi.
T4com vous apporte son expertise afin de vous aider à mettre au point votre stratégie et à optimiser la gestion de vos archives :

    * Faciliter la transmission des connaissances,

    * Rationaliser les aires de rangement,

    * Améliorer la prise en charge des dossiers dès leur conception,  dans le respect de la législation et des règles archivistiques en vigueur.

Nous vous aidons et vous conseillons dans votre organisation par le biais d´un audit préalable en vos locaux.
Nos consultants spécialisés définissent vos besoins et établissent pour vous une politique de gestion et d’archivage des dossiers adaptée, répondant à vos attentes.

Gestion des archives vivantes

Pour organiser vos fonds d’archives vivantes (ou courantes), au sein des bureaux, nos archivistes documentalistes établissent des Tableaux de gestion et des Plans de classement.

Ces outils de gestion ont une finalité commune : Ils répartissent, de manière méthodique et structurée, les dossiers produits selon des critères fonctionnels, par activité. Ils sont destinés à un usage quotidien et sur le long terme.

Ils ont vocation à :

    * Faciliter l’identification d’un document dès sa création,

    * Refléter le champ d’activité des services, permettre de connaître leur production documentaire,

    * Constituer un langage commun au sein du service et un outil transversal dans l’entreprise pour le partage des informations,

    * Permettre de savoir qui produit chaque document et qui est responsable de quelle activité.

    * Leurs caractéristiques communes sont la simplicité, la logique, la pérennité et l’évolutivité.

Tableaux de gestion et plans de classement sont établis en étroite collaboration avec le personnel des services auquel ils sont destinés.
Ils ne sont pas proposés ni mis en application avant d’avoir été discutés et intégralement validés.
Nota : La collaboration des personnes travaillant au sein des services concernés est précieuse et indispensable. La qualité du plan de classement et/ou du tableau de gestion produit dépend directement de leur implication et de leur participation active
durant la mission.

Externalisation des archives intermédiaires et définitives

Nos missions portent sur les procédures préparant l’archivage.
Nous vous proposons de nous rendre sur place, en vos locaux, afin de poser un diagnostic et de vous apporter nos préconisations en vue d’une gestion externalisée.
Cet « audit » préalable au sein des différents services et bureaux détermine
si la prestation à fournir est de type classique, portant sur un fonds d’archives parfaitement structuré, ou si un état des lieux s’avère nécessaire s’agissant
de fonds disparates (organigrammes imprécis ou absents, attributions mal définies…).
Cette étude préparatoire dresse un bilan de l’existant ; elle permet de :

    * délimiter le champ d’application de l’opération,

    * recenser les différents types de documents,

    * quantifier les masses documentaires à traiter,

    * attirer l’attention sur l’élimination des archives qui pourraient avoir dépassé le seuil d’obsolescence.

Elle débouche sur la définition d’un nombre de journées nécessaires
à la phase de préparation précédant la prise en charge physique des archives (en fonction des volumes, des difficultés techniques et des spécificités propres à chacun de nos clients).
Nos préconisations pour la conservation sécurisée des documents passent par la rédaction ou l’aide à l’élaboration d’une charte d’archivage, ensemble des règles et méthodes d’archivage définies selon vos besoins.
Elles sont le fruit de notre personnel compétent en archivistique et disposant d’un diplôme universitaire pour sanctionner une telle compétence.

Nota : Nous préparons pour vous un « plan de classement » synthétique pour vos archives, ainsi que les étiquettes autocollantes adaptées à votre organisation archivistique : nom du service, domaine principal d’activité, millésimes extrêmes…
Ces étiquettes n’ont plus qu’à être renseignées, numérotées et collées sur la tranche des boîtes-archives à externaliser !
Nos missions de conseil vous aident à :

    * organiser votre service archives,

    * trier vos documents,

    * regrouper et/ou séparer vos unités d’archives en vue d’en effectuer le classement ou l’élimination,

    * rédiger les bordereaux de versement,

    * exécuter la mise en cartons.

Sensibilisation et formation à nos outils de gestion informatisée : Afin que vous ayez toujours la maîtrise totale de vos archives, nous vous proposons de suivre une séance
de formation synthétique et pragmatique à notre logiciel de gestion.

Cet accompagnement vous permettra, une fois vos archives externalisées, de pouvoir consulter vos inventaires, passer vos demandes de consultations et de retours d’archives, de solliciter notre intervention et de préparer vos éliminations en toute sérénité…
Le partage et la mutualisation des documents archivés

Les documents archivés sont consultables, à tout moment et en tout lieu, via Internet. Cet accès permet le partage et la mutualisation des documents entre différents établissements et services de l’entreprise.

Tous les services de l’entreprise peuvent accéder, selon des droits pré-établis, aux documents, à travers une interface Web, simple et hautement sécurisée. Les documents sont consultables pendant toute la période d’archivage, instantanément ou sur simple demande, selon la durée de consultation choisie.
 
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